贵州百利招标咨询（集团）有限公司
档案管理制度
一、总则
（一）目的
为规范公司档案管理工作，确保招标代理业务资料、内部管理文件等档案的完整、安全与有效利用，防范档案丢失、损毁风险，为公司业务开展、合规审查、纠纷处理及战略决策提供支撑，维护公司合法权益与良好运营秩序，特制定本制度。
（二）适用范围
本制度适用于贵州百利招标咨询（集团）有限公司及下属分支机构所有档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理活动，涵盖公司各部门（招标代理业务部、技术支持部、行政后勤部、人力资源部、财务部等）在工作中产生的各类具有保存价值的文件资料。
（三）基本原则
1. 全程管理原则：档案管理贯穿文件资料形成、流转、归档、保管、利用至销毁的全生命周期，确保每一个环节均有规范流程与责任主体。
2. 完整准确原则：档案内容需完整反映业务活动与管理工作的真实情况，确保信息准确无误，无遗漏、篡改、伪造现象。
3. 安全保密原则：严格落实档案保密管理要求，对涉及招标项目保密信息（如投标人商业秘密、评标细节）、公司核心经营数据等机密档案，采取专项保密措施，防范信息泄露。
4. 便捷利用原则：在保障档案安全的前提下，建立便捷的档案查询、借阅机制，提高档案利用效率，为公司业务与管理工作提供支持。
5. 依法合规原则：档案管理需符合《中华人民共和国档案法》《招标代理服务规范》等国家法律法规及行业标准，确保档案管理活动合法合规。
（四）职责分工
1. 档案管理部门：公司指定行政后勤部为档案管理牵头部门，负责制定档案管理细则、统筹档案管理工作，具体包括档案库房管理、档案分类标准制定、档案接收与归档审核、档案利用审批、档案鉴定与销毁组织等工作。
2. 业务部门：各部门指定 1 名档案管理员（兼职），负责本部门日常工作中文件资料的收集、整理、初步审核，按规定时间向档案管理部门移交归档，并配合档案管理部门开展档案核查、利用等工作；其中，招标代理业务部需重点负责招标项目全流程资料的收集与初步归档整理。
3. 员工个人：员工在工作中形成的具有保存价值的文件资料，需及时移交本部门档案管理员，不得私自留存、销毁或泄露；借阅档案后需按规定使用并按时归还，确保档案完好。
4. 管理层：公司管理层负责审批档案管理重大事项（如档案销毁计划、机密档案借阅权限），监督档案管理制度的执行情况，保障档案管理工作所需资源（如库房、设备、人员培训）。
二、档案分类与归档范围
（一）档案分类
根据公司业务特性与管理需求，档案分为以下大类，每大类下设具体子类：
1. 招标项目档案（核心业务档案）
2. 行政管理档案
3. 人力资源档案
4. 财务档案
5. 技术档案
6. 法律合规档案
7. 荣誉资质档案
（二）具体归档范围
1. 招标项目档案
作为公司核心业务档案，需按单个招标项目单独建档，归档范围涵盖项目全流程资料，具体包括：
• 项目前期资料：招标人委托函、项目立项批复文件、项目需求调研记录、招标方案（含审批意见）、资金证明文件、招标公告（含发布记录、截图）；
• 招标文件相关资料：招标文件（初稿、审核修改记录、终稿）、招标文件澄清 / 修改通知（含发布记录）、投标人对招标文件的质疑函及公司答复函；
• 开评标资料：投标人报名登记表、投标文件（含正本、副本，密封完好或加盖 “已开标” 标识）、开标记录（含投标人签到表、唱标记录、开标现场照片 / 视频）、评标委员会组成文件（含评委名单、授权函）、评标工作底稿（含评委评分表、澄清说明记录）、评标报告（含审批意见）、中标候选人公示（含发布记录）；
• 项目后期资料：中标通知书（含送达记录）、中标合同（副本或复印件）、未中标通知书、项目总结报告、招标人满意度反馈表、项目资料交接单（含招标人签收记录）、项目费用结算凭证（与招标人、相关合作方）；
• 其他相关资料：项目过程中产生的重要沟通记录（邮件、会议纪要）、应急处理记录（如开评标异常情况处理）、行业监管部门检查记录（如有）。
2. 行政管理档案
• 制度文件：公司各项规章制度（含制定、修订、废止文件及审批记录）、管理制度培训签到表与考核记录；
• 会议资料：公司股东会、董事会、管理层办公会、部门例会等会议纪要（含签到表、议题材料、决议文件）；
• 公文资料：公司对外发送的正式公文（函、通知、报告）、外部单位（政府部门、合作方）发来的公文（含收文登记、处理意见）；
• 后勤管理资料：办公场所租赁合同、物业协议、办公用品采购合同与台账、设备采购与维护记录（如打印机、电脑、档案柜）、安全检查记录（消防、用电、库房）、车辆管理资料（行驶证、保险单、维修记录、使用台账）；
• 其他行政资料：公司年度工作计划与总结、部门工作汇报、对外宣传资料（如公众号推文、宣传册设计稿）、合作单位（如打印店、快递公司）资质文件与合作协议。
3. 人力资源档案
• 员工个人档案：员工入职登记表、简历、身份证复印件、学历 / 学位证书及认证报告、职业资格证书（如招标师证书）、背景调查记录、录用通知书、劳动合同（含续签、变更、解除协议）、保密协议、竞业限制协议；
• 员工管理资料：员工考勤记录（月度 / 年度汇总）、绩效考核表（含自评、上级评价、结果反馈记录）、薪酬调整审批表、工资发放台账（保密管理）、员工培训记录（培训通知、签到表、考核结果、证书）、员工奖惩文件、员工离职申请与交接记录、离职后回访记录；
• 组织架构资料：公司组织架构图（含调整记录）、部门职责说明书、岗位说明书（含更新记录）、人员编制计划与审批文件。
4. 财务档案
• 会计凭证：原始凭证（发票、收据、合同、银行回单）、记账凭证（含装订成册）；
• 会计账簿：总账、明细账、日记账（现金、银行存款）、辅助账簿（如项目费用台账），均需含电子账套备份与纸质打印件（加盖财务章）；
• 财务报告：月度 / 季度 / 年度财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）、财务分析报告、审计报告（年度审计、专项审计）；
• 税务资料：纳税申报表（月度 / 季度 / 年度）、完税证明、增值税发票领购与使用台账、税务登记证及变更记录、税收优惠备案文件（如有）；
• 资金管理资料：银行开户许可证、银行对账单（月度）、资金预算与执行情况表、投融资相关文件（如有，含协议、审批记录）；
• 其他财务资料：财务制度（含费用报销、资金支付流程）、财务软件备份数据、财务档案交接记录。
5. 技术档案
• 系统资料：电子招投标平台（公司自用或合作）的合作协议、系统操作手册（含更新版本）、系统账号管理台账（含权限分配与变更记录）、系统维护记录（如故障报修、升级日志）、系统数据备份记录（每日 / 每周备份，含存储位置）；
• 技术文档：招标辅助工具（如招标文件模板、评分表模板）的设计与更新记录、行业新技术调研报告（如电子招投标技术发展）、技术培训课件与考核资料、技术问题解决方案库（如常见系统故障处理方法）；
• 数据资料：公司业务数据统计报表（如年度招标项目数量、中标金额）、行业数据（如贵州地区招标市场分析）、数据安全管理文件（含数据分类、加密措施）。
6. 法律合规档案
• 法律文件：公司营业执照、公司章程（含修订记录）、股东协议、股权变更文件、法律意见书（如项目合规审查、诉讼案件）；
• 合规资料：招标代理业务合规审查记录（每项目）、行业监管部门（如发改委、住建厅）检查通知与整改报告、合规培训记录（含签到表、考核结果）、违规事件处理记录（如有）；
• 诉讼仲裁资料：诉讼 / 仲裁案件委托代理协议、律师函、起诉状 / 仲裁申请书、证据材料、判决书 / 裁决书、执行记录（如有）、案件总结报告。
7. 荣誉资质档案
• 资质证书：招标代理机构甲级 / 乙级资质证书（含年检记录）、ISO 质量管理体系认证证书、高新技术企业证书（如有）；
• 荣誉奖项：公司获得的政府部门、行业协会颁发的荣誉证书（如 “优秀招标代理机构”）、奖牌、奖杯（需拍照存档，实物单独保管）；
• 认证资料：各类资质认证的申请材料、审批文件、年检报告、续期材料。
三、档案收集与归档流程
（一）档案收集要求
1. 及时性：
• 招标项目档案：项目结束后（以中标合同签订或项目资料移交招标人完毕为准）30 个工作日内，由招标代理业务部档案管理员完成本项目资料收集；
• 行政管理档案：日常文件资料每月收集 1 次，年度总结、制度修订等重要文件在文件形成后 15 个工作日内收集；
• 人力资源档案：员工入职后 7 个工作日内收集完员工个人基础资料，员工离职后 10 个工作日内收集完离职相关资料；
• 财务档案：每月结账后 30 个工作日内收集完当月会计凭证、报表，年度审计结束后 45 个工作日内收集完年度审计报告；
• 其他类型档案：文件资料形成后 10-20 个工作日内完成收集，具体时限由档案管理部门根据档案重要性确定。
1. 完整性：收集的档案资料需完整覆盖对应归档范围，无缺页、漏项；复印件需清晰，加盖 “与原件核对无误” 章（如有必要）；电子档案需确保格式兼容（如 PDF、Word、Excel，视频为 MP4 格式）、无损坏。
2. 规范性：
• 纸质档案：使用 A4 纸张（特殊尺寸资料需折叠或装订整齐），字迹清晰（不得使用易褪色笔书写），签字、盖章齐全；
• 电子档案：命名规范（如 “【招标项目】XX 项目 - 2025 - 评标报告”），按分类建立文件夹层级，便于查找；
• 涉密档案：单独标注 “机密”“秘密” 等级，密封保存或加密存储，收集过程中仅限指定人员接触。
（二）归档流程
1. 部门整理：各部门档案管理员按档案分类与归档要求，对收集的文件资料进行初步整理，包括排序（按业务流程或时间顺序）、装订（纸质档案用档案专用装订机装订，避免使用订书钉）、填写《档案移交清单》（注明档案名称、数量、形成时间、责任人）。
2. 审核移交：部门档案管理员将整理好的档案及《档案移交清单》提交部门负责人审核，审核通过后，在规定时限内移交至档案管理部门；档案管理部门接收时，需逐项核对《档案移交清单》与实际档案，检查档案完整性、规范性，核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认，各留存 1 份。
3. 专业归档：
• 纸质档案：档案管理部门按 “大类 - 子类 - 年度 - 项目 / 人员” 的层级建立档案柜分类标识，将档案放入专用档案盒（标注档案名称、编号、保管期限），存入对应档案柜；
• 电子档案：导入公司档案管理系统（如无系统，存入专用服务器文件夹），按与纸质档案一致的分类层级存储，设置访问权限，同时进行双重备份（本地服务器 + 云端加密存储），并记录备份时间与存储位置；
• 特殊档案：荣誉资质中的奖牌、奖杯等实物，放入专用展示柜或储物柜保管，避免磕碰、氧化；涉密档案单独存入带密码锁的档案柜或加密服务器，仅限授权人员接触。
1. 档案登记：档案管理部门在《公司档案总台账》中记录每一份档案的基本信息，包括档案编号、名称、分类、形成时间、移交部门、保管期限、存储位置（纸质 / 电子）、责任人，确保每一份档案可追溯。
四、档案保管与防护
（一）保管场所要求
1. 档案库房：
• 位置选择：远离水源、火源、污染源（如化学品仓库）及强磁场区域（如大型电器设备），避免潮湿、高温、阳光直射；
• 环境控制：配备温湿度计，保持库房温度在 14-24℃，相对湿度在 45%-60%；安装空调、除湿机、加湿器（根据需要），定期检查设备运行情况；
• 安全设施：安装防盗门窗、监控摄像头（覆盖库房出入口及档案柜区域）、烟雾报警器、灭火器（干粉或二氧化碳灭火器，远离电子设备），定期开展安全检查（每周 1 次），排查火灾、盗窃、漏水等风险；
• 设施配置：配备专用档案柜（带防尘、防潮功能）、档案管理系统服务器（或专用存储设备）、桌椅（用于档案整理、查阅），严禁在库房内堆放无关物品（如个人杂物、易燃易爆品）。
1. 临时保管：各部门未移交的档案，需存放在部门内带锁的文件柜中，由部门档案管理员负责保管，不得随意摆放，移交后不得留存副本（经批准的除外）。
（二）保管期限设定
根据档案的价值与使用需求，设定以下保管期限，期满后按档案鉴定与销毁流程处理：
1. 永久保管：公司营业执照、公司章程、股权变更文件、重要荣誉资质（如甲级招标代理资质证书）、重大法律案件判决书、公司历史沿革相关文件；
2. 长期保管（15-30 年）：招标项目档案（自项目结束之日起 30 年）、财务档案（会计账簿、审计报告 30 年，会计凭证 15 年）、员工个人档案（自员工离职之日起 15 年）、重要技术档案（如电子招投标平台核心技术文档）；
3. 短期保管（3-10 年）：行政管理中的日常公文（如通知、函件，10 年）、员工考勤记录（3 年）、办公用品采购台账（5 年）、技术培训课件（5 年）、非重要合作协议（如办公用品采购合同，3 年）；
4. 临时保管（1 年以内）：月度工作简报、临时会议纪要（无重要决议）、作废的文件草稿，保管期满后直接销毁（需记录）。
（三）防护措施
1. 防潮防虫：档案库房定期通风（每周 2-3 次，每次不少于 1 小时），档案柜内放置防虫药剂（如樟脑丸，定期更换），纸质档案每半年检查 1 次，发现受潮、发霉、虫蛀迹象，及时采取干燥、杀虫处理（委托专业机构）；
2. 防损防盗：纸质档案借阅、搬运时轻拿轻放，避免折叠、撕毁；档案库房钥匙由档案管理部门指定 2 人分别保管，严禁私自配钥匙；监控系统 24 小时运行，录像保存期限不少于 30 天；
3. 防泄密：
• 涉密档案（如招标项目评标细节、公司核心经营数据）仅限经管理层批准的人员接触，借阅需单独审批，严禁复制、拍照、外传；
• 电子档案设置访问权限（按 “最小必要” 原则，如部门员工仅可访问本部门非涉密档案），定期更换系统密码，严禁将档案拷贝至私人设备；
• 员工离职前，需交还所有档案借阅件，删除私人设备中存储的公司档案，签署《档案保密承诺书》；
1. 备份恢复：电子档案每日自动备份（本地服务器），每周进行 1 次云端加密备份，每季度测试备份数据的恢复能力，确保备份有效；纸质档案中的重要文件（如资质证书、重大项目合同），扫描成电子档案备份，避免原件损毁导致信息丢失。
五、档案利用与借阅
（一）档案利用方式
1. 内部查询：公司员工因工作需要查询非涉密档案，可通过档案管理系统（电子档案）或在档案库房（纸质档案）现场查询，查询过程需在档案管理部门人员监督下进行，不得私自摘抄、复制；
2. 外部查询：政府监管部门、司法机关因公务需要查询档案，需出具单位介绍信、执法证件，经公司管理层批准后，由档案管理部门人员协助查询，查询结果需加盖公司公章（如有需要），严禁外部人员直接接触档案；
3. 档案复制：因工作需要复制档案（如投标文件副本、资质证书复印件），需填写《档案复制申请表》，经部门负责人及档案管理部门负责人审批，复制件需加盖 “档案复制件” 章，注明用途与使用期限，严禁用于非工作用途；
4. 档案证明：需以档案为依据出具证明文件（如项目完成证明、员工任职证明），由需求部门填写《档案证明申请表》。