贵州百利招标咨询（集团）有限公司
财务管理制度
① 总则
（一）为了规范本公司财务行为，加强财务管理，提高经济效益和经营水平，根据财政部下发的《企业会计制度》，特制定本制度。
（二）本公司实行独立核算，依法纳税，执行财政部制定的有关财务制度，不断完善内部经济责任制和相关的内部控制制度，积极开展业务，不断提高本公司的经济效益，加速积累以提高公司的自我发展能力。
（三）本公司财务人员全面地负责财务管理和会计核算工作。各项财务收支实行总额控制，计划管理，月份编制收支及财务报表。
（四）要认真做好财务管理基础工作，做到财务手续完备，档案管理规范，并通过定期或不定期的财产清查，保证公司资产的安全、完整。
（五）严格执行财经纪律，坚持请批和报销制度，及时按比例上缴税费。
② 涉及财务的业务管理制度
（一）随着公司招标业务及人员的增加，现对招标业务收费的流程做以下规定：
1.招标项目确定之后，在录入OA系统时要准确填写各项内容，并将《项目承揽表》（CW—001）在OA系统上完整的填写，传给相关人员，大表上项目的内容如有变动，应及时告知财务。
2.招标项目即将开始，项目负责人要在第一时间将项目信息在OA系统上传到财务，财务将以OA系统上的数据为准，且《购买招标（采购）文件、递交保证金汇总表》（CW—002）纸质版的要在发售招标（采购）文件的前一天交到财务，表上必须有审核人招标副总的签字；同时确认招标（采购）文件和保证金的收费金额及保证金的收费截止时间；表上标明的时间及金额如有变动应及时告知财务。
3.各招标项目招标（采购）文件费用全部收完之后24小时内，需要在OA系统上填写《招标（采购）文件收费确认统计表》（CW—003)，且由项目负责人、招标部长及部门副总在OA上审核后并将审核通过后的表上交给财务留存。
4.各招标项目开标后24小时内，项目负责人在传递代理费电子表格后，还需要填写《代理费收费明细表》（CW—004)，有造价费用的项目需要在表上注明，同时在OA系统上由项目负责人、招标部长及部门副总审核通过后的将纸质版的表上交到财务收款员处留存。
（二）关于收取投标保证金的注意事项：
凡发出的招标（采购）文件，规定投标保证金电汇至我公司企业账户的项目，招标（采购）文件中必须注明如下事项：
1.投标人必须从企业工商注册所在地基本账户汇款至贵州百利招标咨询(集团)有限公司账户（招标（采购）文件中指定的账户），且投标保证金的付款单位与投标单位的名称必须一致。
2.汇款时必须注明工程“项目全称、标段号及投标保证金”字样，如未按要求注明将视为没有缴纳，所造成的一切后果均由投标人自行负责。
3.在招标（采购）文件应写明“各投标单位汇款后，应查询本企业开户银行投标保证金是否有退款的情况”字样。
4.在招标（采购）文件应写明“开标当日以贵州百利招标咨询(集团)有限公司开具的招标保证金收据”为准。
5.投标保证金以我公司账户收到款项日期为准。
（三）关于招标（造价）项目管理的有关制度：
1.招标与造价签订一个合同且分别收费的项目，如项目名称、委托人名称、收费金额、付费方发生变化的，第一知情人要在第一时间通知财务部和另外的部门及时更改；
2.招标与造价分别与甲方签订合同进行收费的项目，造价费发生变化时，造价部项目负责人要在第一时间告知财务部和招标部及时更改。
3.造价配合招标不单独收取造价费的项目，造价部应以招标登记的项目名称为准不应以图纸为准。
4.招标部与造价部在OA软件上必须按规定要求认真登记所有项目信息，如发现有登记错误的地方。
（四）关于招标（造价）递交合同履约情况表的有关制度：
招标部（造价部）需在项目完成后第一时间将合同履约情况表递交到财务，如实际收费与合同收费不符的项目负责人应在合同履约情况表上写明原因并由承揽人与总经理签字确认后将此表递交到财务。
③ 收入、支出的管理
（一）公司收入统一使用本公司的发票，并直接存入公司账户，不准截留或挪作他用。
（二）公司一切财务支出实行“一支笔”审批原则，一切开支均由董事长签批。
1.支付费用应有经办人签字，部门负责人审核后，财务部复核，董事长审批后方可报销。
2.员工对外发生经济业务时应取得符合会计管理规定的原始凭证，如未取得费用由经办人自付，原始凭证须由经手人、董事长签字后，方可给予报销。
3.公司员工因公借款，必须办理借款申请单，经财务审核并报董事长审批后，由出纳付款。
4.采购的物品应由2人共同办理并共同签字确认，粘贴好发票后财务复核。由董事长签字后方可报销
5.公司管理人员借用支票，必须登记，经董事长批准后，到财务部门借用。借用支票的人员必须当日内到财务报账，对已经使用的支票当日将原始凭证交回财务部门，未使用的支票，必须及时交回财务。
6.财务印鉴与支票应分别保管。
7.各部门人员办事借款需先到出纳员处签字登记；如果有紧急事需要打车，请示总经理同意后需在费用结算单上写明事由、时间、经办人签字，经总经理签字后到出纳员处报销。
8.本公司各项开支需严格遵守本公司的开支标准。会计、出纳要加强对原始单据的审查，对不符合国家规定的开支项目不予办理。
④ 固定资产的管理
1.财务部设置固定资产总账及明细分类账，要及时对固定资产的增减变动进行账务处理。
2.已确定为归公司使用的固定资产按现有价值和尚可使用年限，采用直线法计提折旧。固定资产修理费列作当期费用，经总经理批准后再执行。
3.资产管理
我公司的办公设施、设备、车辆等固定资产全部物资，任何员工只能在工作中按规定、规程使用，不得随意挪用，更不得私自侵占公司财产。
4.违法违规处理
我公司员工如发生违法违规行为，轻者给予行政处罚，重者递交司法机关，追究法律责任。
⑤ 现金的管理
1.财务部门要严格按照国家有关现金和银行结算制度，公司有关财务制度办理现金、银行收支业务。
2.公司业务收入现金、银行支票要及时存入银行账户，不得坐收坐支。
3.出纳员对库存现金负有保证其完整无缺的责任。库存现金不得超过三天的日常报销限额，如遇特殊情况收入现金不能及时送交银行，库存现金过大时，要向领导汇报及时采取防范措施。
4.库存现金要做到日清月结，账实相符，不得以白条抵充库存现金，更不得挪用现金。会计人员要定期查库，核对库存现金与账目是否相符；定期与出纳员核对银行存款账目，发生差错及时清查。
5.支票由出纳员保管。使用支票时必须填明签发日期、收款单位、用途及金额，不得签发空白支票。特殊情况需经总经理批准，并在备查簿上注明支票号码、用途、并由借支人签字。
6.签发银行转账支票要建立支票领用登记手续。不准擅自租借银行账号给任何单位和个人使用。
7.现金、银行存款日记账每月与总账、银行对账单核对。
（1）员工购买或维修办公用品、设备、设施，车辆以及按公司授权或领导指派进行工作需发生费用支出时，必须严格按公司有关规定，经总经理批准后，方可进行支出费用，员工业务完成后，必须在两日内报销费用，无故超过两日不办理报销事宜，视为自动放弃，公司的所有报销执行上述时限。员工所发生的借款应专款专用，不得挪用，不得虚假列支、不得收对方回扣、不得套取现金，更不允许私自侵占。所有报销凭证应由全体经办人签字并留下对方单位、姓名、联系方式，对方应提供正规的财务发票，特殊情况也应出具书面凭证。
（2）公司在经营中发生的应收款（如招标代理费、造价咨询费、招标（采购）文件费等），任何员工不得擅自收取，必须由交款人统一汇至公司指定账户，如交款人无法办理汇款或交款人汇款将会影响我公司对该的收取，经办员工必须如实向总经理汇报，经总经理同意后可代理收款，并在收款后24小时内汇至我公司指定银行账户，同时通知我公司财务部门查收。
（3）对于其他应收项，如招标增补费用等，经办人必须向总经理及时汇报，经总经理同意后，由公司财务收取，任何人不许私下收受和支付款项。在特殊情况下，经公司总经理同意收取有关费用，经办人必须出具有效的凭证，不允许无凭证收取。对于公司人员以公司名义或借用从事项目机会从相关方收取费用，一律视为诈骗行为。
⑥ 票据管理制度
1.公司的各种发票、收据由财务部门会计负责，按有关规定登记、领购、填制、保管。
2.银行结算有关票据由财务部出纳负责，按有关规定领购、填制、保管，建立支票领用登记本。对填写错误的银行支票，必须加盖作废戳记与存根一并保存并按银行有关规定缴销。
3.各种发票填制必须按照税务等有关部门规定及发票内容详细填写，如填写错误应将发票一式几联同时作废，以便审查。
⑦ 财务档案管理办法
财务档案主要有：账本、凭证、报表。
财务档案由财务部统一装订、存放、保管，按月份、年份的顺序立卷、装订、保管，保证各档案资料齐全完整，安全保密，存放有序，使用方便。
任何人不得随意将档案复印或带出公司，特殊情况需要经理批准方可。
档案查阅必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改、翻印、抽换、转借、遗失。
档案管理人员工作变动时，应按规定办理档案资料移交手续，不得擅自处理或带走任何档案资料。
档案资料保存期满后，经公司总经理批准后方可销毁，档案资料在销毁前必须登记造册。
⑧ 公司印鉴管理制度
1.公司印鉴和法人印鉴由财务部负责管理。2.印鉴使用仅限于公司业务和相关事项。
3.印鉴使用需填写登记表。
4.所有盖有印鉴的公司文件应统一编号。
5.加盖印章要位置准确、印迹清晰、规范。
6.不允许在空白纸上盖章，必须是打印好的文件、材料及相关需要盖章的资料。
7.印鉴不使用时，应锁好保管。
8.印鉴遗失时应立即报告，并履行相应手续。
招标公司招标代理业务需要盖章时，由总工初审签字，除特殊情况须经总经理签批，日常管理中所有用章不需要总经理审批；项目管理公司造价咨询成果和合同需要盖章时，须经签字后，除特殊情况须经总经理签批。
⑨ 收入管理制度
（一）总则
1.为进一步规范投标保证金的管理，防范市场风险，确保招投标项目投标保证金的安全提交和及时退还，保护招投标双方的合法权益，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规的规定，结合公司实际情况，制订本制度。
2.适用范围公司全部类别项目
3.执行部门跟招标项目有关的各部门
4.项目按投标保证金收取单位分为两类，包括公司收取投标保证金的项目，招标人或招投标监督管理部门收取投标保证金的项目。招标人或招投标监督管理部门收取投标保证金的项目，投标保证金的收退流程遵守相关办法及规定。
（二）各相关部门职责
1.业务部负责在招标（采购）文件编制过程中明示有关投标保证金收退和招标代理费、造价咨询费收缴的要求。负责在招标流程中完成投标保证金的核对、退还确认，招标代理费和造价咨询费收入确认等工作。投标保证金递交到招标人或招投标监督管理部门指定账户的项目，投标保证金的收退手续由业务部负责。
2.财务部负责投标保证金到账情况的确认，招标代理费、造价咨询费收缴及投标保证金退还等工作。
（三）投标保证金的缴纳原则
1.适用《中华人民共和国招标投标法》的项目，投标保证金缴纳采用电汇形式，投标人须按招标（采购）文件的要求于投标截止时间前将投标保证金从其企业基本账户电汇至指定账户，以到账时间为准。原则上在招标（采购）文件中应设固定投标保证金数额，并要求在招标公告或投标邀请书中明确提供企业开户许可证复印件一式两份，其中一份为报名或购买的材料，另一份作为投标保证金缴纳核对的签批依据。
招标人或招投标监督管理部门收取投标保证金的项目，投标保证金的缴纳原则按照招标人或招投标监督管理部门相关规定执行。
2.业务部在编制招标（采购）文件时，应明确规定递交投标保证金的形式、金额、递交方式等相关要求及退还投标保证金的相关要求。
（四）中标代理服务费及造价咨询费的缴纳原则
1.项目按中标代理服务费、造价咨询费付费人不同分为两类，包括中标人付费项目、招标人付费项目，应以发出中标通知书前缴纳完毕。
2.出纳审核收款，票据转会计记账。
（五）投标保证金的收取
1.业务部招标（采购）文件发售截止后，项目负责人向财务部提交《投标保证金缴纳申请表》。
2.财务部接收后应及时到银行打印到账单，并将到账单复印件在投标截止时间前统一转给项目负责人。
3.项目负责人在投标保证金截止时间后将投标保证金缴纳明细表在开标时请评委签字认可后存档备档。
（六）投标保证金的退还
1.未中标人保证金退还，公示期结束后（无异议且中标人不存在中华人民共和国招标投标法实施条例第五十五条所述不符合中标条件等情形），项目负责人根据项目情况，向财务部提交《投标保证金退还申请表》交财务部。
2.中标人的保证金退还，中标人合同签订后，将合同原件及复印件提交给项目负责人，项目负责人将以上材料连同《投标保证金退还申请表》一并提交给财务部。
3.项目负责人根据项目情况退还保证金的需经技术负责人审批后，方可转交财务部申请退还
4.财务部接收后退还确认，退还后将汇款凭证粘贴于后作为退还依据。
5.投标保证金退还统一采用电汇形式。
（七）公司账户的管理
1.基本户：
账户名称：
银行名称：
账号：
税号：
2.保证金账户：
账户名称：
银行名称：
账号：
注：
1.所有和公司业务有关的收支款项，业务要及时走流程，持单据与出纳核对，方便财务及时入账。
2.账户之间划款，出纳要提前和总经理申请，划款凭证交由会计做账，出纳登记好日记账目。
3.对于先开发票后付款的情况，由业务填写“先开发票后付款申请单”（去会计处领取），申请单上需盖有付款方公司的公章；连同“招标代理费收取函”一同交给会计，出纳开具发票。
⑩ 费用报销制度
（一）总则
为了加强公司的财务管理，合理调度资金，提高资金使用效益，根据国家有关法律、法规和各项财政政策，结合本公司的具体情况制定本规定。
（二）请款报销程序
1.请款报销的审批权限
（1）公司购置固定资产、公司领导出国费用及日常费用支出须经总经理签字；（2）各部门所有报销单据必须有经手人签字，部门主管签字同意，会计审核票据金额，出纳审核票据是否符合报销规定，总经理签字，出纳付款.
3.请款审批手续
（1）部门备用金申请，以部门为单位，业务主任统一申请备用金，每次申请费额度≤10000元，业务主任签字，差旅费、招待费、评审费、杂费等直接从备用金中列支，前借款不清后款不借。（2）请款人员执“借款单”到公司总经理处审批；（3）请款人员执审批后的“借款单”到财务部，财务负责人根据公司的资金状况和前借款核销情况确定是否予以支付。若支付，经会计制单、审核，由出纳按照批准金额予以支付；
4.报销管理程序
（1）项目完结后必须将该项目产生的所有费用核销，差旅费借款必须在返回公司上班之日起5天内报销。（2）报销时，报销单上应注明费用所属项目、用途，
并附原始单据和发票，按项目经部门主任审核签字，会计审核，出纳审核（办公室采购的礼品单价超过2000元，出纳需对该礼品进行询价确定）后持单据到总经理处批准后付款；报销单据必须做到一个项目一个报销单，不能多个项目合用一个报销单，项目划分必须明确。（3）会计人员对报销凭据的合法性、真实性、合理性予以复核；
（三）报销时间规定
1.报销时间：每月1日—25日为报销时间，遇节假日不顺延。过期未报销的部分当月不再予以报销。借领支票一周内报销，差旅费借款在回公司上班后5天内报销，限额支票3天内报销；项目支出应在开完标之后一个星期之内报销，过期不予报销。
2.报销办法：（1）本人填写好报销单，经部门主任审核签字，交会计审核、公司领导批准后方可到出纳报销；（2）财务部按照规定核审后予以报销。
（四）本规定由公司财务部负责解释。
（五）本规定自发布之日起执行。